Как перейти на НДС: порядок действий и что сделать с ценами на сайте

Как перейти на НДС в 2026 году — задача, которую за владельца малого бизнеса не решит никто, даже если бухгалтер отличный. Заявление в налоговую подавать не нужно, обязанность включается сама; зато за один месяц придётся пересчитать прайс, переписать цены на сайте, перевыставить счета и объяснить клиентам, почему стало дороже. Порог дохода, ниже которого упрощенец освобождён от НДС, с 2026 года опустили до 20 млн рублей в год — и под налог попал целый слой бизнеса, который раньше про счета-фактуры даже не слышал.

Ниже — порядок действий по шагам: с какого дня возникает обязанность, что и куда подаётся, как выбирается ставка и на сколько это решение вас связывает, что переписать в документах и на сайте и как считать новую цену. Все нормы — по Налоговому кодексу и материалам ФНС на 21 сентября 2026 года, с номерами статей, чтобы вы могли проверить каждую цифру сами. Если после перехода придётся приводить в порядок ещё и сайт, у меня есть сопровождение сайта и продвижение — но сначала налог.

Кто и с какого дня становится плательщиком НДС

Компании и предприниматели на упрощённой системе — налогоплательщики НДС, но большинство из них освобождено от обязанностей по статье 145 Налогового кодекса. Освобождение действует, пока доход не превысил порог, и работает автоматически: ничего не подписываете, ничего не подаёте.

Порог снижается поэтапно. ФНС на странице «Налоги 2026» приводит шкалу: для 2026 года — 20 млн рублей, с 2027 года — 15 млн, с 2028 года — 10 млн. Изменения внёс Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ; он же поднял основную ставку НДС до 22 % — пункт 3 статьи 164 НК РФ.

Порог оценивается и по прошлому году, и по текущему. Если доход за 2025 год превысил 20 млн рублей, вы стали плательщиком НДС с 1 января 2026 года. Если год начинался с освобождением, но в течение 2026 года вы перешагнули 20 млн, обязанность исчислять налог возникает с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения: превысили в мае — с 1 июня считаете налог по всем отгрузкам. Это разъясняет ФНС в разделе «НДС при УСН».

Практическое следствие: дату превышения нужно знать заранее. Если идёте к порогу, смотрите нарастающий итог дохода раз в неделю. Разница между «подготовились за месяц» и «узнали через квартал» — это перевыставленные документы и налог из собственного кармана вместо кармана покупателя.

Какие документы подавать — и почему заявление не нужно

Самое частое ожидание: должно быть какое-то заявление о переходе. Его нет. ФНС в том же разделе пишет прямо: уведомление об освобождении не требуется, оно применяется автоматически; выбор ставки налогоплательщик делает сам, без специальных заявлений. Налоговая узнаёт о решении из первой декларации, в которой появились операции по выбранной ставке.

Что становится обязательным с момента, когда освобождение закончилось:

Декларация по НДС — не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, и только в электронной форме через оператора электронного документооборота (пункт 5 статьи 174 НК РФ). Бумажную декларацию не примут, поэтому электронная подпись и договор с оператором ЭДО нужны до первого срока сдачи.

Уплата налога — равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за истекшим кварталом (пункт 1 статьи 174 НК РФ). Налог за первый квартал уходит тремя платежами: до 28 апреля, до 28 мая и до 28 июня.

За опоздание с декларацией статья 119 НК РФ предусматривает штраф 5 % от неуплаченной по ней суммы за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30 % этой суммы и не менее 1000 рублей.

Ставка 5, 7 или 22: выбор, который связывает на три года

Упрощенцу доступны два набора ставок. Общие — 22 %, 10 % для отдельных категорий товаров и 0 % для экспорта. И специальные, только для УСН, — 5 % и 7 % (пункт 8 статьи 164 НК РФ). Ставка 5 % применяется, пока доход не превысил 250 млн рублей, ставка 7 % — пока не превысил 450 млн; эти величины индексируются на коэффициент-дефлятор, поэтому значения на конкретный год сверяйте с действующей редакцией.

Главная развилка не в размере ставки, а в вычете. Выбрав 5 % или 7 %, вы не принимаете входной НДС к вычету: суммы налога от поставщиков включаются в стоимость покупок (подпункт 8 пункта 2 статьи 170 НК РФ). На ставке 22 % вычет есть — и именно он определяет, какая ставка вам выгоднее.

Второе, о чём забывают: выбранную специальную ставку нужно применять не менее 12 последовательных налоговых периодов подряд, начиная с первого квартала, за который подана декларация с такими операциями (пункт 9 статьи 164 НК РФ). Налоговый период по НДС — квартал, значит решение принимается примерно на три года. Досрочно спрыгнуть можно фактически только вместе с правом на ставку, то есть при выходе за лимиты.

План перехода: шаг, срок, что подготовить

Сроки привязаны к месяцу, в котором закончилось освобождение; назовём его месяцем М.

Шаг	Срок	Что подготовить
Зафиксировать дату превышения порога по нарастающему итогу	Как только доход подошёл к 20 млн	Выгрузка доходов помесячно, сверенная с банком и кассой
Посчитать оба варианта ставки на своих цифрах	До начала месяца М	Доля закупок у поставщиков с НДС, средняя маржа, доля клиентов-юрлиц
Оформить электронную подпись и договор с оператором ЭДО	До начала месяца М	Реквизиты, доверенность, если подписывает не руководитель
Настроить учётную программу и перерегистрировать кассу	До первой отгрузки месяца М	Справочник номенклатуры со ставками, тестовый чек
Пересчитать прайс и утвердить новые цены	До начала месяца М	Расчёт по каждой позиции, а не одна общая наценка
Подготовить письма клиентам и допсоглашения	За 2–4 недели до месяца М	Шаблон письма, перечень действующих договоров с ценой
Обновить цены и формулировки на сайте	В первый день месяца М	Прайс, карточки, калькулятор, оферта, счета в кабинете
Выставлять счета-фактуры по каждой отгрузке и авансу	С первого дня месяца М	Нумерация, шаблон, ответственный сотрудник
Сдать первую декларацию	До 25-го числа месяца после квартала	Книга продаж, книга покупок, сверка с контрагентами
Заплатить налог тремя равными долями	До 28-го числа каждого из трёх месяцев	План платежей, чтобы не поймать кассовый разрыв

Последняя строка — не формальность. Налог вы платите с отгрузки, а деньги от клиента можете получить через 30–60 дней, и тогда к 28-му числу платить нечем: налоги к 28-му, а клиенты платят через месяц — этот расчёт стоит сделать заранее.

Счета-фактуры, книга продаж и касса

С момента, когда освобождение закончилось, начинается документооборот, которого на упрощёнке не было. Счёт-фактура выставляется не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или со дня получения аванса — пункт 3 статьи 168 НК РФ. Каждый выставленный документ регистрируется в книге продаж. На ставке 22 % полученные от поставщиков счета-фактуры попадают в книгу покупок и дают вычет.

Сумма налога предъявляется покупателю дополнительно к цене (пункт 1 статьи 168 НК РФ). Следствие для договоров: если написано «стоимость услуг 100 000 рублей» без указания, включён налог или нет, спор о том, кто платит 22 %, придётся решать с клиентом, а не с налоговой. Формулировку цены правят до первой отгрузки, а не после.

Для розницы пункт 7 статьи 168 НК РФ разрешает вместо счёта-фактуры выдавать кассовый чек. Но чек должен содержать ставку и сумму налога — значит, кассу нужно перенастроить и перерегистрировать заранее. Проверяется за пять минут: пробейте тестовый чек и посмотрите, какая ставка в нём напечатана.

И ещё: совмещать специальные и общие ставки по своему усмотрению нельзя — выбирать ставку в зависимости от того, кто перед вами, закон не даёт.

Пересчёт цен: почему рост не равен ставке

Самая дорогая ошибка перехода — умножить весь прайс на 1,22 и ждать, что клиенты это проглотят. Реальный рост цены почти всегда меньше ставки, потому что на общей ставке появляется вычет входного налога.

Условный пример, цифры для наглядности. Услуга стоила клиенту 100 000 рублей. Задача — сохранить прежнюю прибыль в рублях и посмотреть, сколько заплатит клиент при каждой ставке. Разницу определяет один показатель: какая часть себестоимости куплена у поставщиков, которые сами платят НДС.

Профиль бизнеса	Закупки с НДС в цене 100 000 ₽	Цена клиенту при ставке 5 %	Цена клиенту при ставке 22 %	Что выгоднее
Услуги: расходы — в основном труд	20 000 ₽	105 000 ₽ (+5,0 %)	117 600 ₽ (+17,6 %)	5 % с отрывом
Подряд, производство, монтаж	60 000 ₽	105 000 ₽ (+5,0 %)	108 800 ₽ (+8,8 %)	5 %, разрыв мал
Торговля с низкой наценкой	85 000 ₽	105 000 ₽ (+5,0 %)	103 300 ₽ (+3,3 %)	22 % за счёт вычета

В первой строке компания почти ничего не покупает с НДС: вычитать нечего, на ставке 22 % весь налог ложится в цену. В третьей 85 % цены — закупка у плательщиков налога, вычет съедает почти всё начисленное, и общая ставка поднимает цену лишь на 3,3 % — меньше, чем льготная.

Арифметика второй строки: вычет из закупки — 60 000 × 22 ÷ 122 = 10 819,67 рубля, себестоимость без налога — 49 180,33. Плюс прежняя прибыль 40 000 — цена без налога 89 180,33, с налогом 108 800 рублей. Начислено 19 619,67, к вычету 10 819,67, к уплате 8 800 — ровно на столько и выросла цена.

Есть фактор, которого в таблице нет: кто ваш клиент. Покупатель-юрлицо на общей системе ваши 22 % примет к вычету, и для него цена почти не изменится, — а вот 5 % к вычету он принять не сможет. Если основная выручка идёт от таких клиентов, дешёвая ставка может стоить заказов; если клиенты — физлица и малый бизнес без налога, логика обратная. Подход к пересчёту прайса разобран отдельно: НДС 22 % и пересчёт своих цен.

Что поменять на сайте и в документах и как объяснить это клиентам

Дальше начинается работа, которую бухгалтер за вас не сделает, потому что она про тексты и интерфейсы.

Цены на сайте. Каждая цифра должна быть подписана: «120 000 ₽, в том числе НДС 22 %» или «100 000 ₽ без учёта НДС». Цена без пометки — прямой источник споров при согласовании счёта. Пройдите по всем местам с цифрами: прайс, карточки услуг, калькулятор, тарифы, PDF-презентация, баннеры.

Оферта и договор. Раздел о цене должен ясно говорить, включён налог в сумму или начисляется сверху. Дату редакции документа обновите — иначе клиент, скачавший оферту в прошлом году, будет ссылаться на старую цену и формально окажется прав.

Счета и закрывающие документы. Строки с суммой налога нужны и в счёте, и в акте, и в накладной. Если документы формируются в личном кабинете или в CRM, проверьте шаблон руками: типовая ошибка — налог показан в счёте, но не подтягивается в акт.

Формы заявок. Калькулятор теперь считает другую цифру, и клиенту должна уходить корректная сумма с налогом. Заодно проверьте согласие на обработку персональных данных — при пересборке форм его часто теряют, а требования к согласию на сайте от смены цен не отменяются.

Эти правки — шаблоны счетов, калькулятор, карточки услуг — закрываются разом: доработка сайта как раз про списки конкретных изменений, а не про новый дизайн.

Рост цены переживается нормально, если о нём сказали заранее. Предупредите клиентов за две–четыре недели письмом, а не в момент выставления счёта. В письме три вещи: с какой даты меняется цена, какой она будет, что будет с уже согласованными заказами. Причину назовите коротко: с такого-то месяца компания стала плательщиком НДС, налог начисляется сверх цены. Клиентам-плательщикам налога напишите отдельно и другим тоном — для них это скорее хорошая новость, налог они примут к вычету.

По действующим договорам с фиксированной ценой посмотрите формулировку и подготовьте дополнительные соглашения. Продавить новую цену задним числом почти никогда не выходит — чаще приходится доработать текущие обязательства на старых условиях. Отдельный разбор: как поднять цены, когда налоги выросли.

Ошибки первых месяцев и когда нужен специалист

Первая ошибка: считать налог с оплаты, а не с отгрузки. Обязанность возникает по факту реализации: отгрузили в июне, деньги пришли в августе — налог за второй квартал всё равно ваш. Вторая: забыть про авансы, счёт-фактура выставляется и при получении предоплаты.

Третья: выбрать ставку «на глазок» и обнаружить через квартал, что при вашей доле закупок выгоднее была другая, — а деться уже некуда. Четвёртая: не перенастроить кассу и пробивать чеки со старой ставкой. Пятая, самая дорогая: поднять цену на всю ставку и потерять часть клиентов, не посчитав вычет.

Отдельно — про дробление. Соблазн разделить выручку между несколькими ИП, чтобы каждый остался под порогом, возникает у многих. Это не «оптимизация», а известная налоговой схема, по которой давно сложилась практика доначислений; подробности — в разборе про дробление бизнеса и доначисления. Советов, как «не подавать и авось пронесёт», здесь не будет.

Бухгалтер нужен обязательно, если у вас несколько видов деятельности с разными ставками, есть импорт или агентские схемы, длящиеся договоры через границу периода, авансы и возвраты — или если срок уже пропущен.

И важная оговорка ко всему тексту: это общий обзор порядка по состоянию на 21 сентября 2026 года, а не бухгалтерская или юридическая консультация. Налоговое законодательство меняется несколько раз в год, нормы применяются с учётом конкретной ситуации, спорные случаи решаются индивидуально. Перед решением сверьтесь с действующей редакцией Налогового кодекса и обсудите его с бухгалтером или налоговым консультантом.

Частые вопросы

Нужно ли подавать заявление о переходе на НДС?

Нет. Освобождение по статье 145 НК РФ применяется автоматически и так же автоматически прекращается при превышении порога. ФНС указывает, что уведомление не требуется, а ставку налогоплательщик выбирает сам без специальных заявлений. Сообщением о вашем выборе становится первая декларация.

С какого дня начинать выставлять счета-фактуры, если порог превышен в середине месяца?

По разъяснению ФНС обязанность исчислять налог возникает с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения. Превысили 20 млн рублей 14 мая — с 1 июня считаете налог по всем отгрузкам и выставляете счета-фактуры в течение пяти календарных дней с даты отгрузки или получения аванса.

Можно ли отказаться от ставки 5 % раньше трёх лет?

По общему правилу нет: пункт 9 статьи 164 НК РФ обязывает применять выбранную ставку не менее 12 последовательных налоговых периодов. Применение прекращается, если вы теряете право на ставку — например, при выходе за верхний лимит дохода. Поэтому расчёт по своим цифрам делается до первой декларации, а не после.

Цена на сайте должна быть с налогом или без?

Пункт 1 статьи 168 НК РФ говорит, что налог предъявляется покупателю дополнительно к цене. Практически это значит: любая цифра на сайте должна иметь пометку — «в том числе НДС» или «без учёта НДС». Для розницы удобнее показывать конечную цену с налогом, для работы с юрлицами — цену без налога с явной оговоркой.

Коротко

Освобождение от НДС на упрощёнке работает по статье 145 НК РФ и включается само: порог на 2026 год — 20 млн рублей дохода, с 2027 года — 15 млн, с 2028 года — 10 млн. Основная ставка налога с 2026 года — 22 % (пункт 3 статьи 164 НК РФ).

Заявление о переходе не подаётся. При превышении порога в течение года обязанность исчислять налог возникает с первого числа следующего месяца, а о выбранной ставке налоговая узнаёт из первой декларации.

Выбор между 5, 7 и 22 % — решение на двенадцать кварталов (пункт 9 статьи 164 НК РФ). На специальных ставках нет вычета входного налога, поэтому выгода зависит от доли закупок у поставщиков с НДС и от того, кто ваши клиенты.

Рост цены для клиента почти никогда не равен ставке: в условном примере при доле закупок 85 % общая ставка подняла цену на 3,3 %, а льготная — на 5 %; при доле закупок 20 % картина обратная, 17,6 % против 5 %.

Техническая часть — подпись и ЭДО, настройка учёта, перерегистрация кассы, счета-фактуры в пятидневный срок, декларация до 25-го числа и три платежа до 28-го. Всё это делается до первой отгрузки нового месяца.

И последнее. Налог съел часть маржи, а стоимость заявки из рекламы от этого не уменьшилась. Реклама — это аренда трафика: пока платите, клиенты идут, перестали платить — тишина в тот же день. Позиции в поиске работают иначе: это актив, который остаётся с бизнесом и продолжает приводить обращения, когда рекламный бюджет пришлось урезать под новый налог. Разумно держать оба канала и постепенно снижать долю платного. Хотите понять, что даст ваш сайт как второй источник заявок и сколько на это нужно времени, — приходите на консультацию по продвижению: разберём нишу, спрос и то, за какие деньги вы сейчас покупаете каждое обращение.